Công ty Cổ phần Thương mại Visnam

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Theo quy định mới nhất của Tổng cục Thuế, từ năm 2025, tất cả các doanh nghiệp phải chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp năm 2025 như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký hóa đơn điện tử

Để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:

Điều kiện 1: Doanh nghiệp trước tiên phải có mã số thuế hợp lệ, đây là yếu tố bắt buộc để thực hiện các giao dịch tài chính theo quy định pháp luật.

Điều kiện 2: Doanh nghiệp cần có chữ ký số (Token) hợp lệ. Chữ ký số này đóng vai trò xác thực và đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử khi được ký và gửi đi.

Điều kiện 3: Doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc dịch vụ của các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế cấp phép. Điều này giúp đảm bảo hóa đơn được phát hành và quản lý theo đúng tiêu chuẩn quy định.

Điện kiện 4: Doanh nghiệp cũng cần có kết nối internet ổn định để thực hiện các giao dịch điện tử một cách thông suốt, tránh gián đoạn trong quá trình gửi và nhận hóa đơn.

Điều kiện 5: Cuối cùng, để chính thức sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan thuế theo quy định hiện hành.

2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau để đăng ký hóa đơn điện tử:

Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu có yêu cầu).
Chữ ký số để ký xác nhận trên tờ khai.

3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau để hoàn tất quá trình đăng ký hóa đơn điện tử một cách hợp lệ và hiệu quả:

Bước 1: Đăng ký trên hệ thống Thuế điện tử (eTax).

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã đăng ký, sau đó chọn chức năng "Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử" và điền đầy đủ thông tin. Cuối cùng, doanh nghiệp ký điện tử và gửi hồ sơ đăng ký.

Bước 2: Cơ quan thuế xét duyệt hồ sơ.

Sau khi nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và phản hồi trong vòng 1 - 2 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp cần chỉnh sửa theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp có thể chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử riêng hoặc dịch vụ của các nhà cung cấp uy tín như Viettel, VNPT, MISA, BKAV, Fast... Sau khi ký hợp đồng, nhà cung cấp sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập và sử dụng hệ thống.

Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử.

Khi đăng ký thành công, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp sẽ thực hiện tạo mẫu hóa đơn và gửi lên cơ quan thuế để được duyệt. Khi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp có thể chính thức xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

4. Vin-Hoadon – Giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp

Vin-Hoadon là giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại do Công ty Cổ phần Visnam phát triển, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình phát hành, quản lý hóa đơn và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật, đồng thời tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành. Với các tính năng nổi bật sau, Vin-hoadon tự hào là lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp:

Dễ dàng sử dụng: Giao diện thân thiện, trực quan, giúp doanh nghiệp thao tác và quản lý hóa đơn một cách nhanh chóng.
Kho mẫu hóa đơn đa dạng: Cung cấp nhiều mẫu hóa đơn chuyên nghiệp, tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra: Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hóa đơn một cách hiệu quả, hạn chế sai sót.
Lưu trữ an toàn, bảo mật: Hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây, đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ quy định pháp luật.
Tích hợp với phần mềm kế toán: Dễ dàng kết nối với các phần mềm kế toán phổ biến, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.

Với hơn 30.000 khách hàng tin dùng và được triển khai trên toàn quốc, Vin-Hoadon là một giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử một cách thuận lợi và hiệu quả.

Liên hệ tư vấn và hỗ trợ

Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình tài chính, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc. Với lộ trình bắt buộc áp dụng từ năm 2025, doanh nghiệp nên chủ động chuyển đổi sớm để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình này, Vin-Hoadon của Visnam mang đến giải pháp toàn diện, giúp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, bảo mật và tiết kiệm chi phí. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được hỗ trợ và tư vấn kịp thời nhất

Công ty Cổ phần Thương mại VISNAM