NGƯỜI LAO ĐỘNG CÓ BẮT BUỘC CÓ CHỮ KÝ SỐ KHI KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ?

Chữ ký số hợp đồng lao động đang trở thành xu hướng tất yếu khi doanh nghiệp chuyển đổi số quy trình quản trị nhân sự. Tuy nhiên, nhiều người lao động và doanh nghiệp vẫn thắc mắc liệu việc sở hữu chữ ký số cá nhân có là điều kiện bắt buộc theo quy định chữ ký số mới nhất 2026? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ quy định pháp lý và giải pháp ký hợp đồng lao động điện tử an toàn hiện nay.

Quy định pháp luật về chữ ký số trong hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.

Người lao động có bắt buộc phải có chữ ký số?

Căn cứ theo nội dung từ Thư viện pháp luật, pháp luật hiện hành không bắt buộc người lao động phải có chữ ký số chuyên dùng để ký hợp đồng. Thay vào đó, hai bên có thể thỏa thuận sử dụng các hình thức xác thực khác như: Chữ ký ảnh, mã OTP, hoặc xác thực sinh trắc học.

Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân

Mặc dù không bắt buộc, nhưng để đảm bảo tính an toàn giao dịch điện tử ở mức cao nhất và chống chối bỏ, việc sử dụng chữ ký số cá nhân (như ONE-CA) là lựa chọn tối ưu để bảo vệ quyền lợi người lao động trong các tranh chấp pháp lý.

Những lợi ích khi doanh nghiệp triển khai ký hợp đồng điện tử

Việc ứng dụng công nghệ giúp bộ phận kế toán - nhân sự tối ưu quy trình:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy cồng kềnh.
- Ký kết thần tốc: Người lao động có thể ký hợp đồng ở bất cứ đâu, chỉ cần có internet, giúp tiết kiệm thời gian.
- Bảo mật tuyệt đối: Hồ sơ sau khi ký được mã hóa theo chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông, tránh rủi ro giả mạo.
- Lưu trữ khoa học: Dễ dàng đối soát khi cần thanh tra hoặc quyết toán bảo hiểm.

Giải pháp chữ ký số ONE-CA: Đơn giản hóa quy trình nhân sự

Để lộ trình số hóa diễn ra trơn tru, chữ ký số cho doanh nghiệp của ONE-CA mang đến sự an tâm tuyệt đối, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn của Cục An toàn thông tin:
- Cập nhật tự động các chuẩn an toàn thông tin mới nhất.
- Hỗ trợ đa phương thức: Từ USB Token đến Remote Signing (ký số từ xa) không cần thiết bị vật lý.
- Tính tương thích cao: Dễ dàng tích hợp vào các phần mềm quản lý nhân sự, bảo hiểm xã hội.

Checklist ký hợp đồng lao động điện tử chuẩn pháp lý

- Thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản về việc sử dụng hình thức ký điện tử giữa DN và NLĐ.
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín.
- Kiểm tra tính toàn vẹn của hợp đồng sau khi các bên hoàn tất việc ký kết.
- Thực hiện ký số và lưu trữ hồ sơ trên hạ tầng an toàn.

FAQ: Câu hỏi thường gặp về chữ ký số hợp đồng lao động

Q: Chữ ký ảnh (scan) có được coi là chữ ký số không?
A: Không. Chữ ký ảnh chỉ là hình ảnh mô phỏng, không có giá trị xác thực và bảo mật cao như chữ ký số chuyên dùng.

Q: Doanh nghiệp có thể cấp chữ ký số cho nhân viên không?
A: Có. Doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhân viên đăng ký chữ ký số cá nhân để chuẩn hóa quy trình ký số nội bộ và giao dịch dịch vụ công.

Lời kết

Mặc dù không bắt buộc đối với người lao động, nhưng chữ ký số hợp đồng lao động là giải pháp tối ưu để bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên. Hãy để ONE-CA đồng hành cùng bạn trong lộ trình số hóa an toàn.

[Nhận tư vấn giải pháp ký số nhân sự hiệu quả]